A importância da documentação contábil


É hora de falarmos um pouco sobre documentação contábil e a sua importância dentro da empresa.

A contabilidade participa da entrega de obrigações, cálculos dos impostos e a geração dos livros obrigatórios, mas para fazer isso ela precisa receber as informações sobre todas as operações da empresa. Fazer todas as obrigações não são fáceis, mas se torna mais difícil se há falha na informação ou se ela é incompleta.As informações são enviadas para o contador, que trabalha para manter a empresa regular. Além de organizar e manter os documentos em boa ordem, o empresário ajuda o contador quando realiza o controle financeiro da empresa.

Isso mesmo, o controle financeiro!

Conhecer e controlar as finanças dará suporte ao escritório de contabilidade em seus lançamentos. Além disso, possibilita uma comunicação mais simples sobre as operações da empresa.
Todos os documentos a serem enviados, tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial no seu negócio. Sejam eles comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, empréstimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários entre outros.


Para facilitar o entendimento, separamos em 3 grupos, as documentações que deverão ser enviadas mensalmente a contabilidade. São eles:

Documentações Trabalhistas

São importantes todos os documentos que tenha como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa. Em resumo, devem ser enviados:
• Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais;
• Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos de Funcionários;
• Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados.

Documentações Fiscais

Essas são umas das mais importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do mês. Em algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária, como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas.
Para que esse controle seja feito sempre em dia, é necessário enviar todos os meses:
• Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens.
• Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica.
• Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
• Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.

Documentações Contábeis

No movimento contábil, temos o controle financeiro da empresa. Por mais simples que ele seja, é super importante entregar os documentos mensalmente. Deste modo, para que seja realizada a distribuição de lucros é preciso comprovar toda movimentação financeira contabilizada (Lei 9.249/95 – Art.10). Essa comprovação é feita mediante a documentação que é enviada.
São elas:
Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
• Recibos e Contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
• Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.
Assim, se a sua contabilidade estiver em dias e totalmente comprovada, a distribuição de lucros é isenta de IRPF, ou seja, todo o lucro que a sua empresa tiver pode ser distribuído sem incidência de imposto de renda pessoa física, para cada sócio(s) de acordo com sua participação no capital social. Esta distribuição pode ser feita anualmente, trimestralmente ou mensalmente.